Informacje prasowe
Centralne zarządzanie siecią stacji paliw
Sieć stacji, to nie tylko marka, szyld, logo i kilka dodatkowych sieciowych produktów w asortymencie. W przypadku sieci partnerskich są to również lepsze warunki zakupów, wspólna polityka cenowa i wspólne promocje. Rzecz trudna do nadzorowania, gdyby nie mechanizmy centralnego zarządzania w komputerowych systemach sprzedaży.
Wśród zalet centralnego komputerowego zarządzania można wymienić m.in.:
Sprawny przepływ informacji o warunkach współpracy z dostawcami, wynegocjowanych przez handlowców w centrali. Innymi słowy, np. właściciel stacji franczyzowej, od razu ma na stacji wgląd w warunki zakupu u dostawcy jakie wynegocjował dla niego handlowiec w centrali.
Zarządzanie produktami centralnymi: ceny sprzedaży, maksymalne ceny zakupu, zarządzanie promocjami (np. towarami gazetkowymi).
Negocjacje z dostawcami, zamówienia dla stacji, ustalanie cen sprzedaży – prowadzone przez doświadczonego (a co za tym idzie: drogiego) pracownika w centrali. Decyzje handlowe nie są podejmowane przez pracownika stacji, lecz przez dedykowanego specjalistę, który w dodatku ma wgląd w większą ilość informacji, niż pracownik stacji. Jako przedstawiciel sieci ma również wyższą pozycję do negocjacji.
Ekport danych do systemu Finansowo-Księgowego z jednego stanowiska w centrali. W przypadku sieci jednego właściciela, księgowość przez „naciśnięcie jednego klawisza” może zaimportować dane do swojego programu finansowo-księgowego od razu ze wszystkich stacji.
I wiele, wiele innych...
Centrala ma nie tylko możliwość nadzorowania towarów i ich dostaw. Dane są przesyłane ze sklepów z dokładnością do pozycji paragonu. Dzieki temu, w centrali można wykonywać bardzo szczegółowe analizy w rodzaju: „co najczęściej sprzedawało się z płynem do spryskiwaczy w czwartki i piątki w godzinach 10:00 – 18:00” lub „ile kasjer Y sprzedał napojów energetycznych i z jakim produktem najczęściej”. Pozwala to na precyzyjną analizę np. akcji promocyjnych.
Centralne zamówienia
Czasy, gdy pracownik stacji skrupulatnie przeglądał towary na półce, intuicyjnie oceniał wielkość sprzedaży i na tej podstawie składał zamówienie dla dostawcy, powoli odchodzą w zapomnienie. Poniżej prezentuję tylko przykład jednego ze sposóbów realizacji zamówień/dostaw z udziałem centralnego systemu komputerowego:
Program na zapleczu stacji sprawdza sprzedaż z analogicznego okresu z zeszłego roku. Liczy: za dwa tygodnie powinno go pozostać tyle i tyle na półce, czas realizacji dostawy wynosi 2 dni, opakowanie zbiorcze ma tyle i tyle pozycji, termin przydatności jest taki a taki, a nieregularność sprzedaży tego towaru mieści się w normie. W ten sposób generuje dla centrali zbiorcze zamówienie na wszystkie produkty (bez podziału na dostawców) i elektronicznie przesyła je do centrali.
W centrali, osobny program (w naszym systemie jest to Konsola Kupca) zbiera otrzymane ze wszystkich stacji zamówienia. Na ich podstawie, automatycznie przygotowuje, a po weryfikacji przez handlowca wysyła poszczególnym dostawcom zamówienia. Zamawiając ilości, bierze pod uwagę wiele czynników, na przykład sposób pakowania hurtowego. Inaczej mówiąc: zamówienie do dostawcy nie będzie opiewało na 100 opakowań, jeśli na palecie mieści się ich 96. Gdy dostawcy przywiozą swoje towary do centrali, program centralny wykonuje kolejne obliczenia: wystawia dowody dostawy na poszczególne stacje zgodnie ze złożonym przez nie zamówieniem. Jeśli któryś dostawca przywiózł mniej towaru, niż było zamówione, to jego ilość jest sprawiedliwie dzielona na stacje, które go zamawiały. Towary są sieciowym pojazdem dostarczane na poszczególne stacje.
Istnieje też inna metoda: dostawca, oprócz zamówienia otrzymuje z centrali zestawienie: na stację A tyle i tyle proguktów, na stację B tyle i tyle. Drogą elektroniczną, stacja otrzymuje z centrali dokument dostawy, a zadaniem pracownika stacji jest porównanie dostarczonej przez dostawcę ilości z tak otrzymanym elektronicznym dowodem dostawy.
Może Państwa zdziwię, że to nie jest nowość. Centralna komasacja zamówień istnieje w systemie PC-Market/PC-Petrol od ponad 10 lat i dobrze sprawdza się w dużych sieciach branży retail. Z kolei algorytmy automatycznego generowania zamówień na podstawie zaawansowanej analizy rotacji są wdrażane już od 18 lat.
Zarządzanie produktami
Pracownik centrali („kupiec”), dzięki zastosowaniu centralnego programu, ma podgląd produktów na poszczególnych stacjach: widzi ich stan magazynowy, cenę sprzedaży, od kogo były kupowane i w jakiej cenie. Jeśli nie narzuci swoich obostrzeń, to pracownicy stacji mają możliwość swobodnego decydowania o zakupach tych produktów. Kupiec jednak może zabrać stacji pewne uprawnienia i narzucić własne np.: narzucić cenę sprzedaży produktu, wskazać dostawcę lub narzucić maksymalną cenę zakupu, po jakiej stacja może dany produkt kupować od swoich dostawców. Te dwie ostatnie centralne blokady (max. cena zakupu i dostawca) są często łączone i wykorzystywane, jeśli kupiec wynegocjuje lepszą cenę zakupu u wybranego dostawcy dla całej sieci stacji w zamian za wyłączność. W takim wypadku stacje mogą zamawiać produkty tylko u wskazanego dostawcy i tylko pod warunkiem, że cena zakupu nie będzie wyższa, niż wynegocjowana przez kupca w centrali. W zależności od preferencji ustawienia programu, blokada może nie być „sztywna”; program na stacji może całkowicie zablokować dostawę lub zamówienie, ale może też tylko poinformować odpowiednim ostrzeżeniem. Z pewnością spotkali się też Państwo z sytuacjami, gdy dostawca, mimo centralnie wynegocjowanej ceny, łamał zawartą umowę i dowoził stacjom produkty w innych, wyższych cenach. Kupiec ma możliwość wyłapania takich zdarzeń w systemie centralnym. W programie Konsola Kupca służy do tego jeden z raportów o nazwie „Złamane blokady centralne”. Dzięki niemu, kupiec może szybko wyłapać nierozsądnych dostawców, którzy odważyli się złamać warunki umowy.
Nie wszystkie produkty na stacji muszą być produktami centralnie zarządzanymi. Nadzorem można objąć np. tylko część towarów. Może to być nawet tylko kilkanaście pozycji. W skrajnym przypadku mogą to być jedynie produkty paliwowe, którym centrala będzie narzucała ceny w zależności od aktualnych cen SPOT, czy na podstawie analizy cen u konkurencji w okolicy. W innym, skrajnym przypadku stacja może zostać całkowicie „ubezwłasnowolniona”, bez praw do jakichkolwiek zakupów od zewnętrznych dostawców, bez prawa do modyfikacji ceny sprzedaży, czy bez możliwości podglądu cen zakupu, marż i innych wrażliwych danych.
Promocje i harmonogram zmian cen
Chyba najważniejszym elementem akcji promocyjnej w dużej sieci stacji jest skuteczna propagacja nowych cen na stacje, dopilnowanie ich zmiany, wydruk etykiet na półki.
Kupiec (pracownik w centrali) może zawczasu, np. na 3 tygodnie naprzód przygotować akcję promocyjną. Realizuje to na swoim stanowisku centralnym – Konsoli Kupca. Decyduje o tym, którym produktom i na jaki okres czasu należy obniżyć cenę. Kupiec sporządza dokument zawierający harmonogram zmian cen, który zostanie przesłany do wszystkich stacji w sieci i tam w uśpieniu będzie oczekiwał na zadany dzień promocji. W określonym dniu, program zaplecza (PC-Market) sam zaproponuje pracownikowi wydruk nowych etykiet promocyjnych, a nastepnie (lub po akceptacji przez pracownika) zaktualizuje ceny tych produktów na kasach. Po uruchomieniu promocji, kupiec może na swoim stanowisku w centrali, szybko sprawdzić, czy na wszystkich stacjach ceny zostały poprawnie zaktualizowane. Po zakończeniu akcji promocyjnej, system w ten sam sposób, automatycznie zadba o przywrócenie starych cen.
Różne sieci, różne rozwiązania
Modeli pracy sieci stacji jest wiele. Z przykładowych mogę wymienić kilka:
na kasach stanowiska POS (w naszym systemie PC-Petrol POS), na zapleczu program magazynowy (PC-Market), a cała stacja jest nadzorowana ze stanowiska w centrali sieci stacji (Konsola Kupca). Jest to model przeznaczony dla dużych sieci – kilkaset jednostek i powyżej.
model uproszczony – na stacjach pracuja tylko stanowiska POS rozbudowane o podstawowe funkcje back-office (np. wydruk etykiet), a nadzór jest prowadzony z centralnie zainstalowanego programu PC-Market, który w poprzednim modelu pełnił rolę stanowiska back-office. Model jest przeznaczony dla małych sieci kilku stacji, w których gospodarkę magazynową, dostawy, raporty prowadzi jeden pracownik w centrali, a stacje mają bardzo ograniczoną autonomię (samych kasjerów).
Sieci stacji można również podzielić ze względu na sposób organizacji dostaw:
gdy stacja nie przygotowuje żadnych zamówień, a w określone dni tygodnia przyjeżdża ciężarówka z dostawą z centrali. W takim wypadku zamówieniami i gospodarką magazynową na stacjach zajmuje się pracownik w centrali, który mając wgląd w stany magazynowe i rotację towarów sam organizuje dostawę dla wszystkich stacji. Rozwiązanie jest polecane do sieci stacji własnych, w których pracownicy stacji nie mogą znać cen zakupu, czy dostawców produktów. W podobny sposób działają silne sieci franczyzowe z dużym asortymentem marek własnych. Dobrym przykładem takiej organizacji (choć z innej branży) jest np. McDonald’s.
gdy stacja nie przygotowuje żadnych zamówień, są one sporządzane przez specjalistę w centrali, a dostawy są przywożone przez wielu zewnętrznych dostawców osobnymi transportami.
gdy stacja samodzielnie sporządza zamówienia do centrali. Model często stosowany na stacjach, franczyzowych o dużej swobodzie, gdzie tylko część asortymentu jest dostarczana przez centralę, a pozostały jest kupowany przez stacje u dowolnie wybranych dostawców. Kupiec (handlowiec) w centrali, dzieki systemowi komputerowemu ma wiedzę o tym, która stacja kupuje w jakich cenach u poszczególnych dostawców i może te wiedzę wykorzystać do negocjacji lepszych warunków i objęcia jego produktów centralną umową.

Mały podgląd w domu?
Aby właściciel niewielkiej sieci stacji miał podgląd w to, co sie dzieje na każdej z jego stacji nie ma potrzeby korzystania z zaawansowanych systemów centralnych. W takim wypadku wystarczą dużo mniej skomplikowane i dostępne po niewielkiej cenie (a czasem bezpłatne) mechanizmy: zdalny pulpit, zdalne podłączenie do bazy programu. Prawie wszystkie systemy monitoringu, w standardzie mają możliwość podglądu obrazu z kamer z dowolnego miejsca na świecie przez sieć Internet. Porządny system kasowy ma możliwość nałożenia na obraz z kamer, tekstowej informacji o tym, co w danej chwili wykonuje kasjer na kasie (który dystrybutor zwolnił, jaki towar nabił na kasie itp.). Dzięki postępowi Internetu, właściciel małej stacji, siedząc w domowym fotelu może mieć wgląd w takie elementy, jak ekran kasy, baza programu, czy obraz dowolnej kamery na stacji. Dla wdrożeniowców są to często rzeczy oczywiste, ale warto o nich wspomnieć, ponieważ często sami nie zdajemy sobie sprawy z tego, co możemy osiągnąć w zdalnym nadzorze niewielkim nakładem środków.
Skomplikowany mechanizm
Mechanizmy, które wymieniłem powyżej, to tylko wybrane elementy centralnego zarządzania. Istnieją przecież jeszcze systemy kart lojalnościowych, płatności kartami flotowymi. Istnieje możliwość tworzenia lokalnych podsieci, gdzie właściciel kilku stacji jest zrzeszony w wiekszej sieci franczyzowej, a jednocześnie również chce mieć centralny system zarządzania dla swoich stacji (dane do centrali sieci franczyzowej są przesyłane z jego serwera zamiast osobno z każdej stacji). Istnieje możliwość analiz obrotów produktów wskazanego producenta i tak dalej.
W swojej 15 letniej praktyce spotkałem się z różnymi wymaganiami i nasza firma zaimplementowała wiele centralnych rozwiązań w branży retail. Z doświadczenia już wiem, że centralne zarządzanie, to grząski temat dla niedoświadczonych w tej dziedzinie firm komputerowych: w wielu przypadkach okazuje się, że na pierwszy rzut oka prosty problem może łatwo urosnąć do dużego przedsięwzięcia programistycznego. Wzajemna synchronizacja danych pomiędzy stacjami a centralą wymaga przewidzenia wielu nietypowych sytuacji: np. faktur wystawionych na stacji, a płaconych częściowo w centrali czy na innej stacji, przyczep zwracanych na innych stacjach, czy metody uzgadniania klientów wprowadzonych na różnych stacjach, gdy kilka różnych filii tej samej firmy posługuje się tym samym NIP-em.
Nie sposób krótko wymienić wszystkich możliwości centralnego systemu czy ciekawych pomysłów naszych klientów, które wciąż jeszcze czekają na realizację.
Stacja Benzynowa, Maj 2013:
http://data.axmag.com/data/20130528/U44018_F219307/FLASH/index.html
Kontakt: INSOFT sp. z o.o., Kraków, (12) 415-23-72, market@insoft.com.pl.