Insoft CRM jest kompleksowym i wygodnym w użyciu systemem do zarządzania kontaktami z klientem. Ponad 3000 licencji wdrożonych w 70 firmach w Polsce i w Europie wspomaga pracę działów handlowych i koordynuje obsługę klienta.
Współdzielenie informacji
Czy system zbierania informacji o kliencie i rynku może zadecydować o sukcesie firmy? Z pewnością daje przewagę nad konkurencją. Ale wiedza zamienia się w sukces dopiero wówczas, gdy szybko i minimalnym kosztem jesteśmy w stanie dotrzeć do właściwych informacji, które zapewnią nam najlepszą komunikację z klientem.
Dlatego głównym celem systemu Insoft CRM jest umożliwienie każdemu uprawnionemu pracownikowi firmy łatwego i szybkiego dostępu do uporządkowanej informacji o klientach, zdarzeniach i aktualnej ofercie.
Ponadto system Insoft CRM:
- umożliwia kontrolę nad procesem obsługi klienta, planowanie działań i prognozowanie sprzedaży
- pozwala kierownictwu na bieżące monitorowanie zdarzeń w firmie
- integruje wszystkie formy komunikacji biznesowej (poczta elektroniczna, listy, faksy)
- automatyzuje obieg dokumentów
- podnosi efektywność pracowników i zapewnia kontrolę nad kosztami działalności handlowej
Centralny punkt informacji o kliencie
System realizuje zasadę: informacja wprowadzana raz - dostępna wszędzie tam, gdzie jest potrzebna. Dlatego dane dotyczące klienta i rynku zbierane są automatycznie ze wszystkich możliwych źródeł, m.in.:
- z procesu sprzedaży i obsługi klienta
- z dokumentów w dowolnym formacie
- z systemów zarządzania przedsiębiorstwem klasy ERP
- z poczty elektronicznej i Internetu
Zarządzanie kontaktami handlowymi
Insoft CRM jest systemem do zarządzania kontaktami firmy. Pozwala kontrolować procesy obsługi klienta, koordynuje zbieranie informacji o rynku oraz poprawia przepływ informacji wewnątrz firmy. Ułatwia także:
- Prowadzenie spraw handlowych
- Prowadzenie działań marketingowych
- Planowanie działań
- Prognozowanie sprzedaży
- Nadzorowanie realizacji zamówień oraz zgłoszeń serwisowych i reklamacji
Aplikacja Insoft CRM zapewnia m.in.:
- Możliwość prowadzenia projektów, spraw handlowych oraz rozliczania efektywności prowadzonych działań handlowych,
- Budżetowanie handlowców
- łatwy dostęp do historii kontaktów, ofert, ustaleń, spotkań,
- Samodzielne dopisywanie i edycja (dla pracowników mających stosowne uprawnienia) wszelkich informacji zgrupowanych wokół klienta
- Szybki dostęp do danych teleadresowych Klienta poprzez wyszukiwanie wg pierwszych liter nazwy firmy, nazwiska, opiekuna, itp.
- Obsługa akcji marketingowych
- Generowanie listów i faxów wg firmowych szablonów. Automatyczna obsługa faksów poprzez integrację z serwerem faksowym ExtraFax*
- Realizacja akcji mailingowych (listy, faksy, e-maile, etykiety adresowe)
- Prowadzenie książki korespondencyjnej, włącznie z wydrukiem na pocztę
- Definiowalne wzorce dokumentów
- Obsługa wychodzącej poczty elektronicznej. Poczta wysłana jest bezpośrednio z bazy danych aplikacji Insoft CRM i gromadzona wokół klientów
- Podstawowe raporty o aktywności kontaktów, dopisanych klientach itp.
Istotą systemu jest szybki dostęp do uporządkowanej informacji o klientach. Aby odnaleźć konkretnego klienta bądź dotyczące go zdarzenia wystarczy wpisać słowa kojarzące się nam z danym kontrahentem lub sprawą. Dotyczy to zarówno danych teleadresowych czy personalnych jak również pełnej historii kontaktów z klientem - włączając przeprowadzone rozmowy telefoniczne, spotkania, wymienianą korespondencję, przebieg negocjacji, zamówienia i faktury, ustalenia i umowy. Zawsze wiemy jaki jest aktualny stan sprawy danego klienta oraz kto i za co odpowiada.
Korzystając z lepszej znajomości klienta usprawniamy jego obsługę i dajemy mu poczucie, że jego sprawa jest dla nas najważniejsza, że pamiętamy o nim. Dotyczy to całego cyklu sprzedaży oraz obsługi posprzedażnej. W efekcie klient chętniej wraca do naszej firmy przyczyniając się do zwiększenia przychodów - bez ponoszenia kolejnych kosztów marketingowych.
Stabilna platforma IT
Rozwiązanie Insoft CRM oparte zostało na platformie IBM Domino Notes - standardzie informatycznym w zakresie komunikacji i pracy grupowej. Dzięki temu zapewnia:
- Prostą obsługę i elastyczne dopasowanie do struktury przedsiębiorstwa
- Zaawansowaną ochronę dostępu do danych, szyfrowanie oraz podpis elektroniczny
- Możliwość replikacji, czyli automatycznego uzgadniania baz wiedzy
- Możliwość pracy ON-line i OFF-line przy utrzymaniu pełnej funkcjonalności
- Elektroniczny obieg dokumentów (workflow)
- Zintegrowaną pocztę elektroniczną i obsługę Internetu.
Analiza otoczenia i konkurencji
Kierownictwo firmy dysponuje teraz konsolą dowodzenia przedsiębiorstwem: zawsze wie co się aktualnie dzieje, kto i za co odpowiada. Na przykład:
- dzięki analizie otoczenia i konkurencji widzi gdzie powstają zagrożenia - a gdzie otwierają się nowe możliwości.
- dzięki personalizowanym raportom dziennym jest alarmowany o potencjalnych sytuacjach kryzysowych,
- poprzez pocztę elektroniczną otrzymuje powiadomienia o zdarzeniach dotyczących wyłącznie kluczowych klientów oraz projektów.
Zarządzanie wiedzą
System Insoft CRM umożliwia gromadzenie wiedzy na temat kontaktów, produktów, konkurencji, rynku, projektów, pracowników itp. System umożliwia gromadzenie danych mierzalnych - takich jak ceny czy kwoty sprzedaży. Przede wszystkim jednak system gromadzi trudno uchwytne dane niestrukturalne - takie jak luźne opinie, tekst z opisem oczekiwań klienta, informacje o nieformalnych zależnościach itp.. Bardzo często właśnie ta informacja decyduje o zdobyciu klienta i utrzymaniu jego zadowolenia.
Wykorzystanie modułów Help Desk oraz Encyklopedii Marketingowej usprawnia obsługę klienta. Aktualne informacje na temat naszych produktów oraz produktów konkurencji, ich cen oraz właściwości zwiększają kompetencję całego zespołu, a co za tym idzie ułatwiają zdobywanie klientów. Znajomość potrzeb klientów, tendencji na rynku oraz działań konkurencji pomaga też opracować strategię działania na przyszłość.
Zarządzanie pracą grupową
System Insoft CRM ułatwia organizację własnego czasu oraz usprawnia zarządzanie pracą zespołu. Pomaga w tym moduł Personel, którego celem jest zwiększenie efektywności zarządzania pracownikami oraz kontrola kosztów działalności handlowej. Moduł Personel jest zintegrowany z systemem kadrowo-płacowym przedsiębiorstwa oraz systemem RCP - Automatycznej Rejestracji Czasu Pracy.
Poprzez dzielenie wiedzy o klientach każdy członek zespołu jest w stanie skutecznie obsłużyć klienta. Dzięki mechanizmowi replikacji gromadzone informacje są wymieniane z rozproszonymi oddziałami firmy oraz z osobami będącymi w podróży. W efekcie każdy członek grupy ma dostęp do aktualnych informacji o stanie sprawy.
Insoft CRM jest oferowany od 1999 roku w polskiej wersji językowej. Z systemu korzysta 70 klientów i ponad 3 000 użytkowników. Do naszych klientów należą: Ricoh Polska, S4E, Baumann Polska, Murapol, Toshiba TEC Poland, Drumet S.A., Variant S.A., SKK, RR Donnelley Europe, Norma Group, Compendium, Bergerat Monnoyear (Caterpillar), Hako Polska, Barentz, Aarhuskarlshamn Poland, Powen S.A., Pfleiderer S.A., Model Opakowania, PMR, Kancelaria Wardyński i Wspólnicy, Morska Agencja Gdynia, Fundacja Anny Dymnej "Mimo Wszystko", Idea MC, Agnella S.A., Euronit, Elektrotermia, Drumet S.A., DNS.
Główne moduły Insoft CRM:
Przykładowe wdrożenia CRM
Prezentacja Insoft CRM: 
Kontakt: INSOFT sp. z o.o., Kraków, (012) 415-23-72, crm@insoft.com.pl